Руководитель отдела продаж (удаленный отдел продаж), должностная инструкция

УТВЕРЖДАЮ:

(наименование организации)

(директор; иное должностное лицо)

_______20____г. № _______

(подпись, расшифровка подписи)

________20__г. № _______

ОЗНАКОМЛЕН:

(подпись, расшифровка подписи)

Должностная инструкция

Руководитель отдела продаж (удаленный отдел продаж)

1.Настоящая должностная инструкция определяет принципы назначения, увольнения и подчинения Руководителя отдела продаж (далее — «Работник»), общее описание должности, основные обязанности, компетенции, требования к квалификации, условия работы в (далее «Работодатель»), а также права и ответственность Работника.

2.Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Работодателя в установленном действующим трудовым законодательством порядке.

3.Работник подчиняется Директору Работодателя.

4.Общее описание должности:
Руководитель отдела продаж занимается формированием и развитием системы продаж в компании, определением стратегии работы с клиентами, управлением работой менеджеров, а также лично обеспечивает развитие компании за счет увеличения продаж компании, посредством привлечения новых клиентов, ведения и удержания существующих клиентов.

5.Основные обязанности:

5.1. Формирует и развивает систему продаж, которая обеспечит предсказуемость и выполнимость намеченных руководством результатов.

5.2. Совместно с руководством компании участвует в работе по долгосрочному планированию деятельности компании.

5.3. Участвует в совещаниях с директором и/или руководителями подразделений компании, участвует в стратегических сессиях.

5.4. Осуществляет оперативное руководство отделом продаж.

5.5. Осуществляет планирование продаж и развитие клиентской базы на месяц/квартал/год, обеспечивает доведение этих планов до менеджеров отдела продаж.

5.6. Обеспечивает правильное, достоверное и своевременное обновление файлов статистики и планирования продаж, развития клиентской базы.

5.7. Самостоятельно разрабатывает показатели эффективности работы менеджеров для оперативного контроля за работой в течение их рабочего дня, а также показатели эффективности на периоды месяц/квартал/год, которые соответствуют стратегическим целям развития компании и занимается их систематическим внедрением.

5.8. На основе планов компании и планов отдела продаж, ежемесячно и ежеквартально ставит менеджерам индивидуальные задания по:

• объемам продаж;
• продажам новых проектов текущим клиентам;
• контрольным показателям дебиторской задолженности;
• числу новых клиентов;
• другим показателям эффективности работы,

и добивается от менеджеров выполнения задач в каждом отчетном периоде.

5.9. Обеспечивает полное и строгое соблюдение принятой в компании технологии работы с клиентами, в том числе с применением CRM системы, 1С и других программных средств автоматизации.

5.10. Самостоятельно работает с потенциальными и текущими ключевыми клиентами по продаже услуг компании; расширяет клиентскую базу, формирует устойчивую лояльность крупных клиентов.

5.11. Организует и реализует активные продажи: ведение переговоров, участие в онлайн-встречах, подготовку презентаций для онлайн-встреч, своевременное подключение сотрудников и руководства компании к переговорам, составление коммерческих предложений, отслеживание статуса рассмотрения КП.

5.12. Производит оценку ежедневной рабочей нагрузки на менеджеров отдела продаж.

5.13. Проводит в отношении менеджеров политику требовательности и контроля за эффективностью и качеством их работы.

5.14. Требует от менеджеров ежедневных звонков клиентам на основании плана и нормы звонков, отражения результатов звонков в комментариях CRM, а также наличия запланированного следующего действия менеджера, направленного на развитие отношений с клиентом. Оценивает данные запланированные действия с точки зрения разумности, логичности и возможную эффективность.

5.15. Производит оценку качества работы менеджеров, в том числе: качества проводимых звонков, составленных коммерческих предложений, писем и предпринимает действия для коррекции работы менеджеров (обратная связь, обучение, инструкции).

5.16. На регулярной основе и с помощью стандартных отчетов и собственной статистики контролирует ход выполнения плана продаж и других показателей эффективности каждым из менеджеров. Выявляет менеджеров, имеющих серьезные отставания от плана (более 10%), разбирает с ними причины отставания, намечает пути разрешения выявленных проблем.

5.17. Еженедельно проводит собрания с менеджерами, в том числе индивидуальные, на которых подробно разбираются итоги работы менеджера в формате «план/факт/отклонение» с формированием плана мероприятий, направленных на работу с отклонениями.

5.18. Организует работу менеджеров с новыми клиентами и лидами.

5.19. Контролирует маржинальность продаж менеджеров.

5.20. Контролирует работу менеджеров по заключению договоров и дополнительных соглашений с клиентами.

5.21. При необходимости совместно с менеджером участвует в проведении переговоров, подготовке КП, проведения встреч онлайн с клиентами.

5.22. При необходимости привлекает специалистов смежных подразделений (отделов), технологов и др. для обеспечения исполнения плана продаж, планов развития клиентов, исполнения принятых в компании регламентов работы.

5.23. Лично контролирует работу с ключевыми клиентами и проектами / поставками от 1 млн.руб.

5.24. Обеспечивает в порядке, установленном в компании, проведение работы с компаниями-дебиторами.

5.25. Осуществляет контроль за своевременностью оплат клиентами.

5.26. С помощью менеджеров собирает и систематизирует доступную информацию о конкурентах, информирует руководство компании об изменениях на рынке, с целью адекватного и быстрого реагирования на возникшую ситуацию.

5.27. Проводит регулярные общие собрания отдела продаж, информирует менеджеров об изменениях, нововведениях в сбытовой, ассортиментной, ценовой, рекламной и маркетинговой политике компании.

5.28. Делает все необходимое для профессионального обучения менеджеров, распространения лучшего опыта между сотрудниками отдела продаж.

5.29. Подводит итоги работы менеджеров за период времени, осуществляет расчет премиальной части их заработной платы в соответствии с установленным в компании порядком. Контролирует расчет их заработной платы, начисление премий.

5.30. Осуществляет подготовку всех установленных для отдела продаж форм отчетности, контролирует правильность содержащихся в них сведений, подтверждает их достоверность. Контролирует качество, своевременность и достоверность отчетной и иной рабочей документации менеджеров. Предоставляет отчетность руководству о проделанной работе.

5.31. Организует текущее взаимодействие отдела продаж с другими подразделениями компании, контролирует исполнение установленных регламентов сотрудниками компании по отношению к отделу продаж, а в случае их нарушения сообщает директору компании.

5.32. Разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела продаж.

5.33. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны. Соблюдает полную конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

5.34. Бережно относится к имуществу компании, правильно и по назначению использует оборудование и материалы, предоставленные для работы.

5.35. Обеспечивает поддержание и развитие CRM системы, как системы управления взаимодействием с клиентами путем:

• настройки данной системы (созданием воронки продаж, доработки и коррекции);
• обеспечения заполнения всех необходимых полей данной системы;
• организации деятельности сотрудников с применением CRM системы и корпоративного портала;
• обеспечения обучения и развития навыков работы сотрудников с CRM системой;
• настройки форм отчетности в CRM системе;
• применения CRM системы для принятия управленческих решений, направленных на повышение эффективности работы менеджеров.

5.36. Обеспечивает исполнение менеджерами отдела продаж положений, регламентов и инструкций, касающихся работы отдела продаж и компании, а также является инициатором разработки и/или внесения изменений в уже действующие документы, направленные на повышение эффективности.

5.37. Разрабатывает и обновляет внутренние регламенты, инструкции и другие документы по продажам.

5.38. Формирует аналитику работы отдела, предоставляет регулярную отчетность руководству.

5.39. Принимает участие в отраслевых выставках и конференциях в онлайн и оффлайн формате.

5.40. Участвует в планировании, организации и контроле адаптации и обучения менеджеров.

5.41. Участвует в разработке, внедрении и поддержании материальной и нематериальной мотивации.

5.42. Участвует в подготовке тендерной документации, документации для аудитов.

5.43. Участвует в маркетинговых активностях компании.

5.44.Соблюдает локальные нормативные акты работодателя.

5.45.Проходит обучение в рамках тренингов, курсов и иных внутрикорпоративных обучающих мероприятий, организуемых компанией в целях повышения эффективности труда.

5.46.Участвует во внутренних совещаниях и тренингах компании.

5.47.Выполняет иные поручения руководства, связанные с основной деятельностью руководителя отдела продаж.

5.58.На время отсутствия менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) исполняет его обязанности.

6.Компетенции:

• Опыт руководства отделом продаж, в том числе контроля звонков менеджеров, разбора их качества.
• Опыт работы менеджером по продажам.
• Опыт дистанционной работы, в том числе по управлению сотрудниками.
• Знание основ маркетинга: сегментации клиентов, методик исследования удовлетворенности клиентов. Опыт построения воронки продаж, результативный опыт взаимодействия с отделом маркетинга.
• Опыт проведения онлайн и оффлайн презентаций клиентам.
• Опыт проведения обучения менеджеров ОП.
• Опыт отбора и найма сотрудников.
• Наличие оборудованного удаленного рабочего места (ПК, интернет).
• Умение работать с Excel, CRM, Word, PowerPoint, а также пользоваться сервисами видеоконференций и др.
• Аналитическое и системное мышление, критическое мышление.
• Ответственность и этичность.
• Способность ставить цели и мотивировать команду.
• Проактивность, высокий уровень самоорганизации и личной мотивации, нацеленность на результат.
• Способность сопротивляться стрессу, контролировать эмоции, конструктивное поведение в условиях конфликта.
• Умение работать в команде, строить взаимоотношения с коллегами и клиентами.
• Грамотная письменная речь, владение научным, деловым и разговорным стилями, умение ясно формулировать мысль.

7.Требования к квалификации:

• Высшее образование.
• Дополнительное образование в области продаж (курсы, тренинги и т.п.).
• Опыт работы в продажах или маркетинге не менее 5 лет, в том числе на позиции руководителя отделом продаж не менее 1 года.

8.Условия работы.

Удаленная работа с гибким графиком: начало работы ........, завершение работы не позднее ........., 40-часовая рабочая неделя, суббота и воскресенье — выходные дни.

9.Права.

Работник вправе:

9.1. Запрашивать сведения и документацию, относящуюся к реализации его функций.

9.2. Посещать курсы по повышению уровня квалификации или переквалификации.

9.3. Сотрудничать с другими отделами предприятия для решения задач, поставленных перед сотрудником руководителем или для решения вопросов, связанных с исполнением его функций.

9.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся его функций.

9.5. Вносить предложения по совершенствованию функций его отдела или деятельности всей компании.

9.6. Пользоваться всеми необходимыми документами для более продуктивной работы.

10.Ответственность.

Работник несет ответственность за:

10.1. Халатное отношение к работе.

10.2. Игнорирование указаний руководства.

10.3. Недостоверные сведения о выполнении своих обязанностей и поручений руководства, передаваемые руководству.

10.4. Игнорирование правил трудовой дисциплины и иных правил, установленных в компании.

10.5. Нанесение материального ущерба в ходе реализации своих должностных обязанностей.

10.6. Разглашение конфиденциальной информации, касающейся работы.

Особенность и сложность удаленного формата работы ОП состоит в том, что отсутствует "живой" контакт между сотрудниками и руководством отдела. Информация поступает сотрудникам через электронную почту или мессенджер, и очень часто, остается фоном и не воспринимается сотрудником, что существенно снижает эффективность.

Удаленный формат руководства отделом продаж подходит не подходит бизнесу, осуществляющему сложные продажи.