Воронка продаж пример организации работы менеджера с активным клиентом по получению и обработке заказа в CRM Битрикс24

В данном примере приводится алгоритм работы менеджера с заказом клиента с применением CRM Битрикс24. В примере разобран перечень стадий работы с заказом и автоматизации.

Компания АВС (название изменено в целях конфиденциальности). Производитель средств раскрепления грузов.
Характеристика продаж: B2B клиенты, которые закупают продукцию компании на регулярной основе.

Воронка продаж: Сделка по работе с текущими (активными) клиентами.

Данный вид сделок открывается на каждого активного клиента, вне зависимости от наличия или отсутствия заказа от клиента.
Если менеджер не создает сделку Получение заказа, то Битрикс24 автоматически создаст новую сделку после перехода предыдущей на стадию Оплата, а менеджер получит Задание бизнес-процесса созвониться с клиентом через 25 дней.

Стадии сделок по Отгрузкам по заявкам:

СТАДИЯ: Получение заказа – первая стадия сделки по Отгрузке по заявкам. Данная сделка и стадия должна создаваться всегда:

• при получении заявки, если сделка не создана автоматически;
• в момент завершения сделки по Заключению договора.

Т.о. активных клиентов без открытых сделок быть недолжно.

В том случае, если сделка Получение заказа открыта, а фактически заказа нет и нет никаких действий менеджера на этой стадии, то через 25 дней сотрудник автоматически получит задание - Связаться с клиентом и указать планируемую дату заказа. Задание менеджер получит через автоматизацию Бизнес-процессов (правое меню).

На этой стадии менеджер должен получить согласование условий поставки (ассортимент, дата поставки) у клиента и приступить к ее оформлению.

СТАДИЯ: Оформление заявки – после фактического получения заказа от клиента и ее согласования, менеджер переводит сделку в стадию Оформление заявки.

Процесс прохождения этапов оформления заявки автоматизирован.
Как только сотрудник перевел сделку в эту стадию у него возникает Задание по оформлению заявки, что отражается в меню Бизнес-процессы.
Менеджер заходит в меню Бизнес-процессы, находит задание – Подготовить заявку на отгрузку и приступает к ее выполнению – нажав Приступить.
По ссылке открывает шаблон заявки, переносит в нее информацию о заказе, сохраняет ее у себя в папке на рабочем столе.
Через Обзор прикрепляет ее к заданию.
В поле Дата отгрузки выбирает дату отгрузки (важно указать точную дату отгрузки, т.к. на нее завязывается дальнейшая автоматизация), если дата отгрузки не известна, то указывается дата четверга следующей недели.
В поле комментарий менеджер пишет сообщение бухгалтеру, нажимает Отправить.
Нажимает Сохранить.

Одновременно письмо с информацией о заказе уходит ответственному сотруднику на склад по электронной почте.

Бухгалтер видит получение задания через меню Бизнес-процессы, заходит в него и приступает к выполнению. Увидеть заявку бухгалтер может перейдя элемент задания автоматизации, после чего бухгалтер попадает в сделку с клиентом, в ней открывает заявку и работает с нею.

Подготовив счет, бухгалтер сохраняет его у себя. Далее через Выберите файл вставляет Счет в задание, пишет комментарии при необходимости, нажимает Отправить и Сохранить.

Менеджер видит счет (в сделке) и получает задание (меню Бизнес-процессов) на отправку его клиенту.
После отправки (по электронной почте) счета и получения его подтверждения от клиента менеджер нажимает Выполнено в задании меню Бизнес-процессов.
За один день до даты отгрузки (ее менеджер указал в задании Бизнес-процессов на стадии Оформление заявки) сделка автоматически переходит в стадию Отгрузка.

СТАДИЯ: Отгрузка – стадия, на которой происходит фактическая отгрузка товара клиенту.
На данной стадии важна дата отгрузки, которую указал менеджер при оформлении заявки, т.к. именно за один день до ее наступления бухгалтер получает задание через меню Бизнес-процессов на подготовку документов.

Бухгалтер формирует документы, выполняя задание меню Бизнес-процессов (через ссылку Перейти к документу, пройдя по которой бухгалтер переходит в сделку, где прикреплены Счет и Заявка) и прикрепляет их к заданию. Автоматически они прикрепляются к сделке.
Менеджер получает уведомление через меню Бизнес-процессов, о том, что документы готовы, видеть он их может в сделке.
На следующий день после даты отгрузки менеджер получает задание на отправку документов клиенту, после чего нажимает Выполнено и сделка переходит в стадию Оплата.
В этот же момент создается новая сделка «Отгрузка по заявкам», а через 25 дней менеджер получит задание связаться с клиентом и уточнить дату заказа.

СТАДИЯ: Оплата – в этой стадии сделка находится до момента фактического поступления денег за отгруженный товар.
Если оплата поступила ранее установленного в договоре срока, менеджер закрывает сделку.
Менеджер получает задание через меню Бизнес-процессов о необходимости проверить поступление оплаты по отгрузке через количество дней, рассчитанное как: дата отгрузки + отсрочка по оплате + 5 дней и необходимости связаться с клиентом при ее отсутствии.
Если оплата поступила менеджер закрывает сделку. Если нет, то менеджер указывает в задании новую дату оплаты, а Битрикс24 автоматически возобновит задание менеджеру при ее наступлении.

Завершить сделку можно на любой стадии с указанием причин провала.

Важно помнить, что при смене стадий все задания аннулируются.

Преимущества работы с CRM-системой:

• все заказы (сделки) находятся под контролем;
• работа менеджера, связанная с получением заказа прозрачна и зафиксирована в CRM;
• задействованные сотрудники в работе с заказом получают автоматические задания из CRM;
• все документы по сделке (заказу) находятся в CRM и доступны в любой момент ответственному сотруднику;
• сделку можно донастраивать в зависимости от потребностей бизнес-процесса.